Gewestelijke overheidsdienst Brussel

Gewestelijke overheidsdienst Brussel.

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is een smeltkroes waar Nederlandstaligen en Franstaligen samenleven en samen werken met tal van andere nationaliteiten. En dat vertaalt zich ook in de Brusselse overheidsinstanties. We werkten samen de dienst die zich toespitst op de organisatie en coördinatie van evenementen in en voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Zij verhuren, leveren en plaatsen allerhande materiaal om evenementen te organiseren.

Gewestelijke overheidsdienst Brussel

Wat was de probleemstelling?

Om goed te starten met voorraadbeheer is het belangrijk dat je weet wat je in huis hebt. Dit was het grote knelpunt in de werking van GOB. Er was een groot magazijn, maar het was niet duidelijk hoeveel artikels er op welke locaties stonden. Hierdoor wist men niet op welk moment welke producten moesten worden bijbesteld.

Bij de organisatie en coördinatie is het natuurlijk belangrijk om op het juiste moment de juiste materialen klaar te zetten zodat deze OTIF arriveren op de juiste locatie. Doordat men niet 100% wist welke hoeveelheden van artikels er aanwezig waren, was dit ook niet altijd even makkelijk.

Waarom kozen zij voor onze voorraadbeheer oplossing?

 

  • Handig overzicht van pick orders per medewerker
  • Meertalige tool
  • Makkelijke opvolging van bijbestellingen
  • Duidelijk overzicht van alle voorraadlocaties, projecten en evenementen
  • Diverse scanmogelijkheden via smartphone, tablet of barcodescanners
  • Gebruiksvriendelijkheid van de oplossing

Hoe implementeerden we de voorraadbeheer software?

In eerste instantie werd er samen door het magazijn gelopen om de juiste structuur in de voorraadlocaties te krijgen. Dit was het startpunt van het hele magazijnbeheer. Eens deze locaties op punt stonden, zijn we verder gaan kijken om de productcategorieën op een overzichtelijke manier in te delen. Het was hier belangrijk om niet overgestructureerd te werk te gaan, maar wel dieper in te gaan op verschillende categorieën. Dit zorgde voor een duidelijk gestructureerd overzicht.

Hierna integreerden we dan ook de module voor leveranciersbestellingen en pick orders. De module voor leveranciersbestellingen zorgt ervoor dat er nu proactief producten kunnen worden bijbesteld wanneer nodig en hier ook een handig overzicht van gemaakt wordt om naar de leverancier te sturen. Door de pick order-module te gebruiken is het voor de medewerkers van GOB veel overzichtelijker geworden welke producten op welke tijdstippen klaargezet moeten worden en waar ze deze kunnen terugvinden in hun magazijn.